Pourquoi la gestion des clés via le cloud réduit drastiquement la charge de travail des gestionnaires d’immeubles

À une époque où le parc de logements aux Pays-Bas continue de croître, tandis que la pénurie de personnel dans le secteur immobilier devient de plus en plus critique, les organismes de logement et les gestionnaires immobiliers sont confrontés à un défi majeur. Garder le contrôle sur des milliers de logements, les changements de résidents et l’accès pour des tiers menace de rendre la charge de travail opérationnelle ingérable. Pourtant, la solution ne réside pas dans l’augmentation des effectifs, mais dans la digitalisation complète de la gestion des accès.

Rik Buning, spécialiste du contrôle d’accès chez Intratone, constate que la gestion des clés physiques et des plaques nominatives constitue aujourd’hui l’une des plus grandes sources de frustration dans le secteur. La charge administrative et opérationnelle liée à la gestion traditionnelle des clés occupe souvent une part disproportionnée du temps disponible. En conséquence, les gestionnaires ont à peine le temps de se consacrer à leur véritable priorité : la qualité de vie dans les quartiers.

La charge opérationnelle : un cauchemar logistique

La principale frustration du gestionnaire immobilier commence avec les opérations sur site. Avec les systèmes d’interphone traditionnels, une présence physique est nécessaire pour presque chaque intervention. Faut-il modifier une plaque nominative ou remettre une clé à un nouveau résident ? Il faut alors se déplacer.

Ce travail physique génère une pression énorme. Chaque modification nécessite un rendez-vous (par exemple avec un installateur) à un moment précis, ce qui est difficile à gérer dans un agenda chargé. Le résultat est une succession constante de déplacements pour des actions qui, en réalité, ne devraient prendre que quelques secondes. Pour le gestionnaire, cela donne souvent l’impression de « vider l’océan à la petite cuillère » : à peine un immeuble est-il mis à jour que de nouvelles demandes apparaissent. Cette charge opérationnelle pèse non seulement sur le budget (coûts de déplacement, carburant), mais aussi sur la motivation du personnel, qui préférerait se consacrer à la gestion sociale. En pratique, les « petites » demandes des résidents s’accumulent, générant une grande frustration.

La charge administrative : le plan de fermeture défaillant

En plus de la pression opérationnelle, il existe une charge administrative encore plus problématique : le plan de fermeture (gestion des accès). Bien que la loi n’exige pas qu’un gestionnaire sache précisément quelles clés sont en circulation et qui a accès à quels espaces, cela est fortement recommandé dans la pratique. On estime que 99 % des organismes et gestionnaires immobiliers aux Pays-Bas n’ont pas ce plan entièrement à jour.

Le problème est inhérent à la clé physique. Lorsqu’un résident quitte son logement et ne restitue que deux des trois jeux de clés, une faille de sécurité apparaît immédiatement. « Pour garantir la sécurité, il faudrait alors remplacer les cylindres de l’appartement et des accès communs », explique Buning. « En pratique, cela ne se fait jamais, car les coûts sont extrêmement élevés. Résultat : de nombreuses clés non autorisées circulent sans que le gestionnaire en ait connaissance. »

En passant à un plan de fermeture numérique via le cloud, la clé physique est remplacée par un badge électronique. Si un résident perd son badge, un simple signalement suffit. En une minute, le badge est désactivé dans le système et la sécurité est immédiatement rétablie, sans intervention d’un serrurier.

Sur le site de l’IVVD, Gerben Veenendaal, chef de projet maintenance planifiée chez le bailleur Centrada, déclare à propos de la solution Intratone :

« Les modifications se font également à distance. Nous n’avons plus besoin de nous rendre dans les immeubles ni de contacter les résidents. Cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Nous nous connectons au portail en ligne d’Intratone, recherchons l’adresse concernée et modifions les données : un nouveau numéro de téléphone ou les informations d’un nouveau résident. Tout est simple à gérer et à tester en ligne. Cela vaut également pour l’ajout d’un deuxième ou troisième numéro, ce qui est pratique pour les ménages composés de plusieurs personnes. »

Frustration des résidents : l’héritage du locataire précédent

L’inefficacité du côté du gestionnaire se traduit directement par de la frustration pour l’utilisateur final : le résident. Un scénario courant est celui du nouveau locataire qui emménage, mais voit encore le nom du précédent occupant affiché pendant des mois sur le panneau d’entrée.

Buning explique : « Pour réduire les coûts opérationnels, les gestionnaires ont tendance à regrouper les modifications. Au lieu d’intervenir immédiatement, ils attendent d’avoir accumulé un certain nombre de changements avant d’envoyer un technicien. » Pour le résident, cela est inacceptable : il souhaite se sentir reconnu et accueilli dès le premier jour. Avec le portail cloud d’Intratone, un changement de nom prend quelques secondes. Le gestionnaire met à jour les informations et l’affichage est immédiatement actualisé.

Facilité d’utilisation et respect de la vie privée

La complexité des logiciels est une préoccupation fréquente lors de la digitalisation. Cependant, le portail Intratone a été conçu pour les gestionnaires, et non pour les spécialistes IT. L’interface est intuitive, permettant à chacun d’effectuer des modifications facilement. Des formations gratuites sont également proposées, en ligne ou sur site.

En matière de protection des données et de conformité au RGPD, le système répond aux exigences les plus strictes. Les données des résidents sont stockées et traitées de manière sécurisée, conformément aux protocoles validés par les responsables de la protection des données des plus grandes organisations de logement aux Pays-Bas. Les gestionnaires peuvent ainsi travailler plus efficacement tout en respectant la législation.

Gérer quatre fois plus d’immeubles : la réalité

L’impact de cette digitalisation sur la charge de travail quotidienne n’est pas théorique, mais bien réel. Buning évoque le cas d’une collaboratrice travaillant au service des mutations d’une grande organisation. Depuis la mise en place du système cloud, elle gère à elle seule quatre fois plus d’immeubles qu’auparavant.

« Elle expliquait que lors d’un déménagement interne, il n’y a presque plus besoin d’intervention physique », raconte Buning. « Lorsque quelqu’un change de logement au sein du même parc, le gestionnaire transfère simplement les droits d’accès dans le système. Le résident conserve son badge, mais les autorisations sont immédiatement mises à jour. Tout se fait en quelques clics. » La capacité de gestion individuelle augmente ainsi considérablement.

Conclusion : reprendre le contrôle de la gestion immobilière

Le passage à une gestion basée sur le cloud est la seule manière pour les organismes de logement et les gestionnaires de copropriété de gérer efficacement les portefeuilles immobiliers en croissance. En automatisant la gestion des accès et en éliminant les déplacements physiques, les gestionnaires peuvent à nouveau se concentrer sur l’essentiel. La gestion via le cloud offre le contrôle nécessaire sur la sécurité, l’efficacité et, surtout, la satisfaction des résidents dès le premier jour.